Nel corso della collocazione si aprono in successione vari riquadri per la “precisazione del volume”, per la “consistenza della collocazione” e per la “consistenza dell'esemplare”. Se ne indicano nei paragrafi seguenti le caratteristiche.
Si tratta di una indicazione che andrà a far parte delle notizie sull'inventario (precis. di inv.), descrive quindi l'unità fisica; in tale posizione si debbono inserire le seguenti indicazioni:
1) monografie in un solo volume.
| 1 v. | 1 v. (2. copia) | 1 v. (3. copia) |
2) Pubblicazioni in più volumi (Si indica il particolare volume in questione). Lo stesso si fa quando si dichiara di voler collocare un volume all'interno di una segnatura di collezione (si mette come precis. di inv. il numero che il volume ha all'interno della collezione).
| v. 1 | v.2 | v. l/2 [per due volumi in un solo supporto] |
| v. 1.1 | v. 1.2 [se un volume è diviso in parti] | |
| sez. 1 v. 1.1 | sez. 1 v. 1.2 | sez. 1 v. 2 |
3) Se la numerazione non è indicata sul volume ma è desumibile ad es. dal piano dell'opera, si usano le parentesi quadre.
v. [2]
4) Se la numerazione non è desumibile si ricorre alla chiave titolo dei singoli volumi.
| LIG [per Liguria] | PIE [per Piemonte] |
5) L'indicazione di eventuali imprecisioni si fa seguire fra parentesi tonde.
| 1 v. (senza incisioni) | 1 v. (incompleto) | v. 3 (mancante del front.) |
6) Il materiale allegato che non ha un proprio numero di ingresso si indica preceduto da + fra spazi.
| 1 v. + 1 fasc. | 1 v. + 2 c. | v. 2 + 1 fasc. | |
7) Se il materiale allegato è in un volume autonomo, si tratta come un normale volume.
1 v.
8) Se il documento che si descrive è una ristampa inalterata, la data della ristampa si indica in questa posizione
1 v., rist. 1988
1 v., rist. inalterata [se la ristampa ha la stessa data dell'edizione o del copyright quando la data di edizione manca]
1 v., 2. ed. del 1980 ma identica alla precedente (v. par. 43)
9) Edizioni numerate. Per il numero della copia, v. esempio qui sotto:
1 v., ed. num: esempl. n. 50
N.B. Nella precis. di inv. si può anche indicare la provenienza specifica dell'opera.
Descrive l'esemplare della pubblicazione in uno o più volumi.
1) monografie in un volume.
| 1 v. | se esistono bis, ter, ecc.: 1 v. (2. 3. copia) |
2) Pubblicazioni in più volumi.
In caso di opere in più volumi o appartenenti ad una collezione, sia che si decida di collocare il pezzo che si sta schedando all'interno di un insieme, sia che si decida di collocarlo come documento a se stante, si compila il campo per indicare la consistenza dell'opera nel suo insieme.
2.1.) L'indicazione è riassuntiva se la numerazione è regolare. Via via si modifica l'ultimo numero e si aggiunge un punto solo alla fine quando la pubblicazione si chiude.
| v. 1-3 | v. 1-4. | v. 1/2-3 [i primi due sono su unico supporto] |
2.2.) Se vi sono più copie, ciascuna di esse costituisce un esemplare, ma per gli esemplari successivi al primo se ne deve indicare la progressione.
| v. 1-3 (2. copia) | v. 1-3 (3. copia) |
2.3.) Eventuali interruzioni si indicano con l'inserzione di un punto e virgola senza spazi.
v. 1-2;4
2.4.) Le partizioni di un volume, se possedute tutte, si indicano cumulativamente.
v. 1.1-4.1 [sarebbe v. 1.1., 1.2., 2.1., 2.2., 3.1., 3.2., 4.1.]
sez. 1 v. 1.1-2 [sarebbe sez. 1, v. 1.1, 1.2, 2]
2.5.) Se vi sono interruzioni si ricorre al punto e virgola senza spazi.
v. 1.1-2.1;3.1;4.1
2.6) Se la numerazione non è indicata ma è desumibile ad es. dal piano dell'opera, si usano le parentesi quadre.
v. [1-4]
2.7) Se la numerazione non è desumibile, si ricorre ad una indicazione complessiva.
3 v.
2.8) L'indicazione di eventuali imprecisioni si fa seguire fra parentesi tonde.
| 1 v. (senza incisioni) | 1 v. (incompleto) | v. 1-3 (v.3 mancante del front.) |
2.9) Il materiale allegato, sia che abbia un proprio numero di ingresso, sia che non lo abbia, si indica al termine della consistenza preceduto da + fra spazi.
| 1 v. + 1 fasc. | 1 v. + 2 c. | v. 1-2 + 1 fasc. |
In caso di opere in più volumi o appartenenti ad una collezione, sia che si decida di collocare il pezzo che si sta schedando all'interno di un insieme, sia che si decida di collocarlo come documento a se stante, si compila il campo per indicare la consistenza dell'opera nel suo insieme.