1.3.1 Esame del documento

L'esame del documento viene condotto mediante l'analisi e il confronto di alcune fonti, cioè di quelle parti preliminari, conclusive o eminenti del documento che normalmente veicolano le informazioni necessarie all'indicizzatore per stabilirne il soggetto. Le fonti principali sono:
(a)  il titolo;
(b)  il riassunto analitico, se presente;
(c)  il sommario;
(d)  l'introduzione, le frasi iniziali dei capitoli e dei paragrafi, la conclusione;
(e)  illustrazioni, diagrammi, tavole con relative didascalie;
(f)  parole o gruppi di parole in evidenza.

Di ciascuna fonte devono essere accertati i requisiti dell'attendibilità e dell'esaustività. Occorre cioè chiedersi se la fonte considerata è affidabile per il tipo di informazione necessaria all'indicizzatore e se contiene tutti gli elementi indispensabili a descrivere il soggetto del documento.

L'attendibilità e l'esaustività di ciascuna fonte dipendono anche da alcune variabili, quali le consuetudini editoriali del paese di pubblicazione, la disciplina entro cui si colloca il testo, il grado di scientificità e di specializzazione del documento, la sua destinazione.

In particolare, nell'analisi delle fonti si dovrebbero seguire queste avvertenze:
--  l'esame del documento deve sempre partire dal titolo (e dai suoi complementi), poiché normalmente il titolo funge da principale indicatore tematico;
--  tuttavia, non è consigliabile indicizzare valendosi solo del titolo;
--  i titoli possono essere fuorvianti o inadeguati, poiché alla funzione di indicare il contenuto del documento si possono sovrapporre altre funzioni (per esempio, di valorizzare la pubblicazione); inoltre, la stessa funzione descrittiva può essere svolta in modi diversi (per esempio, in modo parziale o in forma metaforica);
--  le parti preliminari e conclusive del testo (prefazione, introduzione, conclusione) rivestono particolare importanza, poiché spesso l'autore vi enuncia in maniera chiara e completa il tema, lo scopo informativo del documento e la progressione tematica della trattazione;
--  tuttavia, quanto dichiarato dall'autore deve essere sempre confrontato con i risultati di una analisi diretta del contenuto del documento;
--  tale contenuto può essere determinato mediante la lettura del sommario e, se presente, del riassunto analitico;
--  in mancanza di queste due fonti o qualora le stesse risultino scarsamente informative, diviene indispensabile leggere le frasi iniziali di capitoli e paragrafi e le porzioni di testo evidenziate tipograficamente, nonché esaminare, se presenti, illustrazioni, diagrammi e tavole;
--  talvolta può essere utile consultare l'elenco dei riferimenti bibliografici;
--  la lettura dell'intero documento non è generalmente necessaria, anzi se possibile va evitata, poiché la diversa reazione cognitiva dell'indicizzatore alle singole affermazioni dell'autore ed il prolungarsi eccessivo dei tempi dell'analisi possono rendere meno agevole il riconoscimento del tema fondamentale;
--  in conclusione, nessuna fonte da sola dovrebbe essere considerata elemento sufficiente per l'esame del testo, che implica, comunque, un confronto tra più fonti.

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© AIB - EG, 1997-06 (rev. 1997-10-17). Versione sperimentale WWW corrispondente a Guida all'indicizzazione per soggetto / GRIS. - Roma : AIB, 1996 // P. 14-15

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