0.1 Oggetto, campo di applicazione e scopi

Queste raccomandazioni hanno come oggetto i metodi e le procedure per l'analisi concettuale dei documenti, la costruzione delle stringhe di soggetto e il controllo terminologico. Vogliono essere, dunque, una guida alle diverse fasi del processo di indicizzazione.

La parte centrale del documento è dedicata alle procedure per la costruzione della stringa e alle regole per l'ordine di citazione. Esse sono basate essenzialmente sull'analisi dei ruoli, ossia delle funzioni logiche svolte da ciascun concetto nella definizione del soggetto, e sull'applicazione di un ordine di citazione ad essi associato. Alla costruzione della stringa sono connesse altre due operazioni fondamentali: l'una, preliminare, consiste nell'identificazione del soggetto dei documenti; l'altra, complementare, nella scelta dei termini di indicizzazione e nell'indicazione di alcuni tipi di relazioni che esistono tra loro. Le istruzioni per queste due operazioni sono descritte rispettivamente nella prima ed ultima parte di questo documento. Esse fanno riferimento, in particolare, alle norme internazionali ISO 5963 e ISO 2788 (vedi 0.2).

Il metodo di indicizzazione proposto è caratterizzato principalmente dai seguenti requisiti:
(a)  l'identificazione, mediante l'analisi del documento, dei concetti che definiscono esattamente il soggetto;
(b)  la rappresentazione di questi concetti in un'unica formulazione lineare (stringa di soggetto);
(c)  la disposizione dei concetti nella stringa secondo un ordine di citazione basato sulla loro diversa funzione logica nella definizione del soggetto;
(d)  la possibilità di accedere alla stringa di soggetto tramite ciascun termine ritenuto significativo;
(e)  il controllo di ogni termine di indicizzazione mediante un corredo di relazioni semantiche.

I requisiti (a), (b), (c) ed (e) si riferiscono all'identificazione del soggetto, alla sua formulazione, al controllo dei termini di indicizzazione e delle loro relazioni; il requisito (d) ai punti di accesso che un sistema di indicizzazione dovrebbe prevedere nel catalogo, in modo da facilitare all'utente la ricerca dei documenti pertinenti. Va precisato, tuttavia, che queste raccomandazioni si occupano principalmente della formulazione del soggetto, in quanto parte integrante della descrizione di un documento, e non degli aspetti connessi alla sua utilizzazione in un catalogo o indice. Le strategie e gli strumenti per il recupero dell'informazione, il sistema degli accessi, i metodi di ordinamento non sono considerati in queste raccomandazioni.

Le tecniche descritte sono basate, per quanto possibile, su principi generali e criteri logici, la cui validità non è limitata ad un determinato sistema di indicizzazione né ad un campo disciplinare specifico. Tuttavia, esse sono particolarmente indirizzate ai sistemi precoordinati, i quali esprimono il contenuto concettuale dei documenti mediante sequenze ordinate di termini o stringhe di soggetto.

Le raccomandazioni contenute nel presente documento sono finalizzate a migliorare la qualità degli strumenti di indicizzazione e ad assicurare una pratica coerente.

La coerenza è un fattore importante nel funzionamento e nell'utilizzazione di un sistema di indicizzazione, soprattutto quando le informazioni sono scambiate tra i diversi centri documentari di una rete. Conferendo, infatti, al sistema la caratteristica della prevedibilità (per esempio, relativamente all'ordine dei concetti in stringhe costruite con termini differenti ma secondo le medesime relazioni sintattiche), essa permette all'utente di porre le sue richieste al sistema nelle forme più appropriate e di interpretarne correttamente le risposte. La prevedibilità dei modi di espressione dei concetti e delle loro relazioni è una delle caratteristiche principali di un linguaggio di indicizzazione.

Dunque, l'indicizzatore dovrebbe compiere ogni sforzo per raggiungere l'obiettivo della coerenza e della prevedibilità in ogni fase del processo di indicizzazione: nell'esame del documento e nella identificazione dei concetti, come pure nella scelta dei termini appropriati e nella costruzione della stringa.

Tali sforzi avranno successo se l'indicizzatore saprà assicurare imparzialità nell'analisi concettuale dei documenti e, acquisita una conoscenza adeguata delle regole e delle procedure proprie del sistema di indicizzazione, saprà applicarle in maniera costante.

Tuttavia, la coerenza non è solamente una prerogativa soggettiva, dovuta cioè all'esperienza e alla competenza dell'indicizzatore; essa dipende anche dalla qualità degli strumenti di indicizzazione, in particolare dall'omogeneità e dalla stabilità dei criteri sui quali sono costruiti.

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© AIB - EG, 1997-06 (rev. 1997-10-17). Versione sperimentale WWW corrispondente a Guida all'indicizzazione per soggetto / GRIS. - Roma : AIB, 1996 // P. 5-6

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